Schlütersche Verlagsgesellschaft, een Duits media huis in Hannover, vertrouwt op Smart Communications voor het produceren van vakpublicaties.

Het media huis, wat is opgericht 1747, heeft een rijke historie. Vandaag de dag is het een groep van media bedrijven die actief zijn zowel op regionaal als nationaal niveau met een personeelsbestand van 1000 mensen verdeeld over 9 locaties met specialisaties in bedrijfsgidsen, technische boeken en vakpublicaties.

Een nieuwe oplossing

In de herfst van 2006, bevond Schlütersche zich in een technologisch doodlopende straat. Ludger Simon, Director van Ontwikkeling en Technologie, beschrijft de situatie als volgt: “We gebruikten een opmaak- en editingsysteem wat alleen kon werken op Mac OS 9. Uit voorzorg hadden we zelfs een paar reserve Mac computers op voorraad, maar we moesten een nieuwe oplossing vinden en snel. Toen ontdekten we Smart Communications van WoodWing Software.”

Belangrijke redenen om te kiezen voor Smart Communications waren de technische innovatie, het bedrijf WoodWing achter de oplossing en de ondersteuning van Oracle. De prijs-prestatie ratio is aanzienlijk beter dan bij concurrende producten. Het heeft onze verwachtingen overtroffen.” Ludger Simon, Director van Ontwikkeling en Technologie bij Schlütersche Trade Publications.

Complexe workflow

De afdeling voor vakpublicaties van Schlütersche heeft een complexe workflow. Externe redacteuren en vormgevers in de kantoren in Augsburg, Mainz en Würzburg moeten toegang hebben tot het systeem. Voor Norddeutschen Handwerk, een titel met een oplage van ongeveer 100.000, moeten persvertegenwoordigers van acht Kamers van Koophandel continue hun regio specifieke gegevens kunnen invoeren. Daarmee mag het duidelijk zijn dat het vinden van een betrouwbaar productie systeem een topprioriteit was. IT Project Manager Mirco Albusberger voegt daar nog een ander cruciaal criterium aan toe: “Ons nieuwe productiesysteem moest naadloos kunnen integreren met onze bestaande Oracle database.”

Drie maanden testen

Het team nam contact op met een aantal grote uitgevers om te kijken welke systemen zij in gebruik hadden. Drie van deze systemen kwamen op de zogenaamde shortlist. Ondanks de complexe eisen werden alledrie de systemen getest door mensen van Schlütersche. Redacteuren, externe schrijvers en vormgevers voerde de tests uit.

Ludger Simon: “In vergelijking met de concurrerende systemen had Smart Communications uitstekende ondersteuning voor Oracle databases, en we konden het makkelijk integreren om onze bestaande infrastructuur. Daarnaast was de vooruitstrevende technologie van Smart Communications een belangrijk aspect.”

Mirco Albusberger, IT Project Manager bij Schlütersche Trade Publications “Een soepele integratie van het nieuwe redactionele systeem met onze bestaande Oracle database was cruciaal.”

Overgang van een jaar

Smart Communications was geleidelijk geïntroduceerd, een titel per keer, gedurende een jaar.

Simon: “We wilde iedere stap van iedere nieuwe productie nauwgezet in het oog houden.” Dit was in het bijzonder belangrijk voor de titels van een recentelijk verworven uitgever die geen productiesysteem in gebruik had maar nog steeds werkte met bestanden op de server. Alhoewel een paar grote wijzigingen in de workflow noodzakelijk waren was Smart Communications ook hier snel en positief geaccepteerd. Rond de 110 medewerkers gebruiken momenteel Smart Communications waarvan een kwart voor vormgeving taken. Externe medewerkers gebruiken 2Mbit internetverbindingen waarmee met de opmaak voor artikelen tot maximaal 4 pagina's goed te werken is. Indien grotere artikelen bewerkt moeten worden kan dit gedaan worden met alleen de weergave van tekst.

Flexibel licentie model

Schlütersche handhaaft een strict veligheidsconcept. Iedere range van vakpublicaties (bijvoorbeeld industrie, technologie of diergeneeskunde) gebruikt twee applicatie servers: één instantie in het interne LAN en één instantie in het DMZ (demilitarized zone), die de controle hebben over de database server. Externe medewerkers hebben alleen toegang tot de DMZ server waarmee ze dus geen toegang hebben tot het interne netwerk. Het bleek dat Smart Communications een substantieel financieel voordeel bood voor het ondersteunen van dit concept. Simon: “Het flexibele licentie model was een aangename verrassing. We hebben vijf series van vakpublicaties met elk twee instanties maar inplaats van tien hadden we slechts 5 server licenties nodig.

ProPublish

Voor de implementatie van Smart Communications vertrouwde Schlütersche op ProPublish AG, een WoodWing partner uit Hamburg. Met meer dan 20 jaar ervaring in de pers- en uitgeverswereld focust ProPublish op oplossingen voor redactionele workflow en vormgeving.

Simon herinnert ProPublish als: “Een team van hoog opgeleide specialisten met passie die het klaarspelen om ook grote projecten op tijd op te leveren.”

“Titels die voorheen geen redactioneel systeem gebruikte hebben 30% op hun productietijd kunnen besparen dankzij Smart Communications.” Ludger Simon, Director van Ontwikkeling en Technologie bij Schlütersche Trade Publications.

Toekomstplannen

Mirco Albusberger beschrijft de vervolg projecten: integratie van Smart Communications met een digitale plank, integratie met een verkoopsysteem en met een archief oplossing.

Albusberger: “Deze projecten zijn gebaseerd op ons lange-termijn vertrouwen in Smart Communications. We mikken op een hoog niveau van integratie; alles moet volledig dynamisch in elkaar grijpen.” Maar zelfs dan heeft Ludger Simon nog additionele wensen: “Dossiers zijn de basis voor medium onafhankelijke productie. Wij willen het journalistieke proces scheiden van het productie proces.” De innovatie van WoodWing zal hier de weg wijzen.

Meer informatie

Wilt u weten of uw publicaties ook sneller en efficiënter geproduceerd kunnen worden of dat uw workflow geoptimaliseerd kan wordenmet Smart Communications? Neemt u contact met ons op. Uitgaande van uw situatie en gewenste doelstellingen zullen wij u graag vrijblijvend adviseren.